相信沒有多少個人喜歡開會,每次會議幾乎都是在聽高層、主管說一堆冗長又沒重點的話,最後甚至還得不出一個結論,確實令人會忍不住打瞌睡,也愈來愈討厭這種毫無效益的會議。

根據《The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance》的作者 Steven Rogelberg 的一項研究顯示,高層每星期平均會花 23 小時在開會上,但其中有 8 小時是完全沒有效益,甚至有百分之九十的人表示在會議中會想別的事情,也有 73% 的人稱會在會議時間中做其他事。

Advertisement

既然由基層員工到高層主管都那麼不愛開會,但會議又似乎有著非開不可的必要,那麼我們該如何提升會議的效益呢?

#開會前先確定會議能否創造價值

會議可分為「正式」及「不正式」兩大種類,而不少公司都有著過多非正式會議的弊病,經常舉行各種名義上是「會議」,但卻並非「真會議」的「會前會」、「午餐會」、「團隊精神建立聚會」等,令員工不斷將時間及精神花在這些無實際意義的會議上,到頭來又未有真的討論出某些應該要決定好的議案。因此,大家不妨效仿 Tesla 總裁 Elon Musk 的做法:「免去任何大型會議,除非你可以確定這個會議能創造價值」不然的話,就盡量言簡意賅地把該傳達的訊息快速傳遞給下屬知道。

#規定會議必須要有明確的結論

請要清楚記住一點:開會的目的就是在會議結束後必須要有一個具體而清晰的決案。大家在開會時,經常會不小心掉進拖延、拉扯的陷阱之中,譬如說當會議出現爭論而又無法擺平時,很多人都會偏向採取拖延戰術,將討論事項暫時擱置,最後沒有任何定案,變相失去了原有的開會意義。又或是,有時候當討論出一個可行方案時,卻轉過頭來補一句:「回去再跟上司商量一下」那就等於會議是白開了。因此,為免再墮進這種惡性循環之中,大家在開會時務切要以「最終必須得到結論」為目標,當完成會議後,每個與會人士都一家要清楚知道自己下一步的工作是甚麼。

#必須跟進會議後的工作進度

光說不練是沒有用的,正如會議有了決案後,大家也需執行工作才行,不然到頭來開會的最終成果就不能達到。為了避免這樣的情況發生,在開會時就應完成會議紀錄,清楚記低每個人應該完成的工作,同時也要定期審視後續的進度。另外,假如有些事項真的徹底無法在當刻下定論,也需列為「待辦事項」,方便日後追蹤。