寫作,不僅是學生時期會被檢視的能力,更是現在職場必備的技巧之一,這可是其來有自。美國人力資源專家 Alexandra Levit 對職場趨勢特別有研究,她認為要在職場安穩的生存,絕非單憑運氣,「在職場上,書寫是最被低估的技能之一。如果你想讓上司印象深刻,讓上司認為你比其他人都棒,那麼展現駕馭文字的能力就是最好不過。」擁有良好的寫作技巧,談吐能力也會因而提升,就能清晰地傳遞訊息,增加工作間的效率。

想在職場中獲得他人信任,爭取工作機會,那麼不妨參考 Alexandra Levit 的建議。

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#使用電子郵件進行有效溝通

首先要知道,公司信箱並不是私人信箱,所以只能處理公事,畢竟除了資訊部門的同仁可以查看之外,信件也非常可能轉寄給其他同事,因此要避免負面話語或是敏感資訊。

再來,信件的主旨欄要呼應內文且目標明確,而在內文的開頭則需傳達主要訊息,但如果有超過 3 段以上的重點內容,Alexandra Levit 建議可使用附件的方式提供相關細節。

使用電子郵件要小心謹慎。跟工作有關的電子郵件才寄副本給上司,寄一大堆跟工作無關的電子郵件給上司,根本是讓主管以後再也不想看你寄的電子郵件。」她提醒大家,無論是寫完信件還是回覆訊息,寄出前都要再次檢查,且若是整封郵件包含了多個往返的內容,也務必全部讀完並了解所有訊息後,再做回覆。

#聽懂別人說什麼

在職場中,假若因為沒有注意聽同事說的話,或是誤解了上司所說的意思,導致漏掉重要資訊,不只會搞砸了工作,也可能搞砸了人際關係。

也許你的心思不容易集中,或是只關注話題的結論,這時 Alexandra Levit 建議你可以從保持眼神交會開始做起。與說話者的眼神接觸,並適時點頭表示理解,讓對方得知你有在聆聽。「而溝通的通則就是,多聽少說。你就會成為同事樂於交談的少數人之一!」不要打斷對方說話,但在對方說完之後,可以言簡意賅的詮釋他的言下之意,以確認你們達成共識。

#用真誠建立信任感和可信度

有人說,職場不是學校,不會有導師有義務教你學習,更不會有人有義務要了解你。然而用真誠贏得信賴感,便能夠在職場關係中留下好印象!

例如在公司的走廊或電梯裡遇到同事和上司時,可以嘗試簡短的交談。你可以針對對方的個性,看是該聊一下有趣的時事,還是請教工作方面的問題。「你應該保持自信親切的語調,讓別人可以輕鬆跟你交談,但要避免說一些違心之論,或用徹底違背你個性的說話風格。」Alexandra Levit 表示,這些真心的一對一互動,都是為自己經營人脈的關鍵機會。

面對職場難以預測的變數,我們只能先做好心理建設,並練習各種應對心態與技巧,讓上司看見你的能力,也更加信任你。