在公司能夠得人心,不但要擁有知識和實力,還要利用小聰明在上司和其他同事心中留下好印象。要建立好員工、好同事的形象,在日常的交際和工作合作上,當然要展現出幹練、好相處的一面,但其實回覆電郵的這個日常工作,只要花一點心機,也可以令你在其他人面前展露聰明能幹的一面。以下 7 個小聰明 Email 回覆技巧,有點暗黑搞笑,亦有讓你恍然大悟的小道理,一起學起來吧。

#立即回覆上司的電郵

電郵來說,每天都會收到幾十封、甚至過百封,要一一認真處理的確有難度,加上會被新電郵掩蓋掉,因此電郵就變成非即時的溝通方式。雖然在職場上無論是客人還是同事的電郵,大家都默認不會馬上收到回覆,所以你也可以在空閒、或有心力時才處理一大堆郵件,但唯一上司的電郵,是必須要馬上回覆和處理的。即使內容不是一項可以馬上完成的工作,你也可以透過 Whatapp 或短訊,向上司問一問工作的細節,讓他知道你收到他的訊息,並已經著手處理。

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#郵件最後留著 “send from my phone” 

以往總是覺得 “send from my phone” 這個訊息留在郵件的最尾,會給人不夠正式、慎重的感覺,所以習慣即使在電話上傳送電郵,也要假裝在電腦上 send out 一樣,把這句話刪掉。但其實到了現在連 work from home 都變成常態的時候,work on the street、work from coffee shop 又有什麼問題?在電郵最後加上 “send from my phone”,才會給人隨時準備工作的認真、勤力感覺,最重要是,還不用為 typo 而負責呢。

#在主旨輸入有用內容撮要

電郵主旨 Subject 一欄,很多不多用電郵通訊的人,就會簡單的打「你好」或者「關於會議」等,不能讓收件人一下子將寄件人和電郵主旨聯想在一起,清楚郵件的大概內容和寄出的原因。在電郵主旨上打上簡潔的內容,可以幫助收件人閱讀,也可以令打後的電郵回覆和處理更方便。試想想:「Reply:你好」、「Reply:Reply:你好」,的確會使人一頭霧水吧。

#設定自動回覆的email

電郵其實也是顯示工作狀態的好幫手,很多時一出外工作就是一整天,或是連續放幾天甚至一整星期假期,而不方便即時回覆電郵的話,電郵自動回覆系統就是你出門前絕不能忘記的步驟。在自動回覆電郵中,除了簡單解釋未能處理 email 的原因,也可以留下緊急的聯絡資訊,以及可以替你處理緊急事務的同事的聯絡資料。

#善用縮寫

在電郵裡使用縮寫,例如內容很長而不利閱讀的時候,在信件開頭加入TL;DR (Too Long; Don’t Read 太長了,不要讀),並在郵件中用上粗體或字體顏色改變,方便閱讀重點,讓收件人可以更快速有效的閱讀。另外,一些關於日子時間的縮寫,如 ASAP (As Soon As Possible),EOB (End Of Business),EOD (End Of Day) ,都是常用的電郵用字,多用的話可以減少收件人的閱讀時間,也可以更有效的說明內容。

#不要常用附加檔案

電郵的附加檔案功能的確方便,不用修改的檔案當然可以快捷的分享,但若然附加的檔案需要多作討論和資料修改的話,就不宜使用這個功能了,每回覆一次 email,就要儲存多一個版本的檔案,十分麻煩。現時的雲端分享軟件如 Google Drive、Dropbox 等已經十分普遍,開啟共同檔案處理、或共同分享的文件夾,讓各方分別上載有關文件,都可以令工作更有效率。

#不要在Email上為每件事詢問

利用電郵通訊,一定要懂得將心比己,若然你不希望因為簡短的一句話,而接收多一個郵件,導致整個來回郵件變得超級長,連找回前一份附加檔案都有困難的話,就要懂得將電郵縮短。對文件有問題的話,麻煩一次過提出所有要更改的地方,一次過列出要詢問的問題,好讓打後的回覆及處理更有效率,也不用因為過多來回電郵而產生大量等待回覆的時間。