職場禮儀學 與客戶進行會議時 必需記住的禮儀 為整個團隊留下好印象

在職場中,無論你身於哪個階級職位,都會遇到跟客戶進行會議的時候。雖然開會好像很簡單,但當中有些基本禮儀,卻是你不可忽略的重點。以下幾個會議禮儀,可以讓你為整個團隊,在客人心中留下好印象,以後的合作自然更順利。

#會議前聯絡

在會議前,要先跟客戶聯絡及溝通清楚,除了會議的大概流程,也可以先向對方查問會出席的團隊人數,以方便安排適合的會議室,及準備足夠分量的會議文件和茶點。

Advertisement

#衣著要得體整潔

近年很多公司都開始放寬員工的衣著要求,還會有「Causal Friday」等措施,讓員工可以更舒適的衣著服裝上班工作。但當在跟客戶進行會議的日子,就建議選擇較大方得體的衣服,如西裝外套、有領口的裇衫等。

延伸閱讀:知名時尚造型師 Veronica Li 推薦上班、會議適用手袋款式

#茶點準備

準備會議時,不可漏掉茶點這個重點。準備茶點時,應以輕便、方便進食為主,簡單的蛋糕、曲奇都可以,讓客人可以在會議的中途休息時間小吃一下。另外,你所準備的茶點,其實亦是展現團隊形象有關,為了展示專業、高品質一面,不宜準備茶餐廳或快餐店的食品,精緻的咖啡店茶點則是不錯的選擇。

#交換卡片

交換卡片是會議開始前的必要程序,讓雙方交換聯絡方式之餘,也可以讓大家了解對方團隊中的職位階級,說話時就可多加留意。另外,建議收到卡片之後不要馬上放入卡片套,而是放在桌上排列好,避免忘記對方名字的尷尬情況。

Photo: photos.com

#不要經常碰手提電話

在跟親朋好友聚會的時候,我們都會減少使用電話,集中在聚會氣氛中;而在跟客戶開會的時候,看電話、用電話就更是禁忌。建議可以將電話放在大腿上,或者蓋著放在桌上,即使有信息提示,也不會影響到其他人。

#送客的重要性

即使在會議後有大量工作在等著你,也不可以忽略送客這個重要程序。首先在會議完結後,可以簡單的表示對以後合作的期待,亦感激客戶特意到訪;之後就可為客人安排離開的交通,例如叫計程車,或提出交通方法的指導。若然會議是在早上進行的話,完結時間差不多到午膳時間的話,也許可以跟客戶有沒有興趣一起進行午餐。

以上的會議禮儀,各位一定要遵守,才可以在客戶心中留下好形象喔!