能讓你成功也能毀滅你 時間是工作的最大敵人 如何才可以「比時間快」?

明明整天都坐在電腦前,連午飯時間也自行減短了,時間為什麼還總是不夠用?遇上工作最大的敵人—時間,到底怎樣才可以充份利用工作時間,以達到最高效率完成高品質的報告?時間可以將你訓練為人上人助你成功,時間也能瞬間把你毀滅,快來學會善用時間的三大重點,以後就不用再加班成患。

#不要一心多用

時間總是不夠用的主要原因,就是不夠專注於眼前的工作。很多人當發現自己有很多任務要盡快完成的時候,就會不停找最容易完成的去做,而且工作期間又會心繫另一項工作,想到就去做,最後就會發現所有工作都只完成一半。其實不停將工作來回轉換,會令思緒變混亂,思考時間增長之餘,工作質素也可能降低。因此,專心的確十分重要。

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要改善一心多用的問題,最好的解決方法就是做好時間管理,每天為自己訂立工作時間表,以最緊急的工作為先,次要的排後;訂立的完成時間也不可以過於緊逼,最後導致進程落後反而更麻煩。訂立時間表時,亦可以設立少量的緩衝時間,以處理突如其來的 adhoc 工作,同時避免打壞其他工作計劃。

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#不要追求完美主義

處理每項工作、每份報告時,你都會不停重看檢查,直至毫無差錯才結束嗎?雖然完美主義可以確保工作質素持續上升,但這卻令工作效率大大降低。尤其當項目涉及多個部門的時候,多次重覆查閱會令溝通時間增長,每份項目的所需完成時間都會延長,這對公司來說,並不是好事。

另外,完美主義雖然代表你對工作的認真,以及對自己的高要求,但其實也會對其他同事造成壓力。做事不需完美主義,不代表要接受馬虎的工作態度,而是要將時間花在該花的事情上,例如檢查報告時,比起文筆及語句,不如集中在 fact check,避免出現事實性的錯誤。 

#學懂買時間

要善用時間,就一定要明白機會成本的重要性。機會成本的定義是:The Highest-valued Option Forgone,即是當要在多個選項中作決定時,哪一個選項的價值最高?而在時間成本上,就要懂得了解時間用在哪裡才是值得。因此,就出現了「買時間」這個選項。

同一段時間,你是否可以用錢來解決較容易而且不重要的工作,而爭取更多時間完成重要的工作?如果有足夠的資金,不如嘗試將某些低效率而必須的工作外派出去,尤其是一些所需時間長,又其實十分容易完成的工作,外派出去反而方便了自己。總括而言,將時間用在更值得的事上,才是最正確的選擇。