不想再當Deadline fighter!5項能有效提高工作效率的方法

你是總趕在最後一秒,才將工作完成的Deadline fighter嗎?要提高工作效率,解決注意力不集中的情況,我們可以先從工作環境下手,一步步調整工作習慣,讓自己不再被時間追著跑!

#自我管理就從整理辦公桌開始

首先,如果辦公的範圍有很多物品會容易造成分心,因此整齊的辦公桌是相當重要的!桌面上盡量擺放這兩三天會使用到的文件、基本的文具以及水杯即可。接著,將桌子簡單分兩區,把參考資料放在右手邊,看過的資料則放在左手邊。諸如此類,考慮到這些物品使用的頻率,養成固定習慣,桌面就不會凌亂啦。

#列好代辦事項

把一週工作的代辦事項列出來,再細分到每一天要完成的項目有哪些,這樣會比不知輕重緩急的瞎忙來得更有效率。我們也可以參考日劇《我要準時下班》女主角的秘訣,將每一樣代辦的事項寫在便利貼上,再依優先順序貼在電腦旁邊,隨時提醒自己要做的事。而這邊也要提醒大家,記得一次只做一件事就好,如此才能集中注意力。最棒的是,當工作完成後,一張張撕掉便利貼也很有成就感喔!

#關閉手機通知訊息

如果你跟我一樣,容易被手機的通知給誘惑,那麼請在工作時間內關閉通知,選擇在固定的時間查看訊息,上班時間就好好把注意力集中在現有任務上。

#工作與生活要劃清界線

一邊上班,一邊處理友人的愛情困擾或是偷看促銷機票,這樣也絕對無法專心工作的。我們似乎已經習慣在工作中,將生活的瑣事同步進行。專家建議把這些雜事記錄下來,擱置在一旁,等到有空檔或下班再去做,以免一心二用,降低專注力。

#休息是最重要的小事

在一整天繁忙的工作中,休息也能提高生產力。根據美國商業雜誌研究指出,工作每一到一個半小時,可以安排休息約十五分鐘的時間,稍微補充能量,大腦還能同時整合並消化剛剛所得到的資訊,並且轉為長期記憶,有效增加工作效率。

試著排除會引起你分心的事物,專心在現有的工作上,就能事半功倍,遠離Deadline fighter的稱號囉!