• 「明明每天都忙得不可開交,卻好像還是在原地踏步,一點進步也沒有……」
  • 「我也想爭取更好的機會,但手上的事都已經做不完了,沒辦法再負擔更多的工作量。」
  • 「 天天加班,連在家都在工作,都沒時間好好地陪家人。 」

相信上面說出了許多上班族的心聲,如果你也有類似的煩惱,其實有高達八成的機率都是在時間管理上出了問題。那麼究竟該怎麼做才能改變狀況呢?要一次做出大幅度改變,不僅有點強人所難,還很容易就產生放棄念頭,所以就讓我們先從小行動開始——利用「FAST」法則來幫你調整時間分配、提升工作效能。

#Frog(青蛙):代表每天最重要或最困難的任務

時間管理的重點在於「行動」,而非「達成率」,許多人總會想先處理能夠很快解決的工作項目,卻一再延遲重要任務,忽略了它其實需要你花最多心力執行,最後時間來不及就只能草草了事。當主管看到你面對重要任務是這樣的處理態度,他只會覺得「你的能力也就這樣了」,根本不敢將其他重要任務交給你,而天天加班的你可能還會因此感到委屈,覺得自己已經如此賣命,卻還得不到青睞,殊不知是自己將力氣用錯地方。

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因此,每天開始工作前,請先檢視自己手上有哪些重要項目需要完成,這將會是你需要投入最多時間與精力(至少以「小時」為單位)的首要任務,同時也會得到最多價值或成效的工作。

#Action(行動):列出有效的 to-do 清單

若我們將一定要完成的重要任務稱之為「青蛙」,那麼其他如溝通聯繫、瑣碎或例行事項等其他任務就可以稱之為「蝌蚪」,將一天要做的事情分類完畢後,就可以開始列出具體清單,為自己及團隊找出今日的專注方向。

記得,凡事過猶不及,不要一次列出太長的清單,否則看到只會想嘆氣,精神都先被削弱一半了,建議每日安排 1-3 隻青蛙加上 5-7 隻蝌蚪的工作量最為適切,並以完成青蛙為優先!

#Slice(切小片):將大任務切割為小行動

看到龐大的專案,往往令人頭暈目眩,覺得要做的事情堆積如山,完成一項,還有幾十、幾百件事在等著自己,在結案之前,只會有永無止盡的無力感。

事實上,再複雜的高難度任務都可以分解成許多小的行動,每次只需要掌握小行動的重點,不斷地依序前進,就能推展事情的進度,而且,每完成一項就能劃掉清單上的「青蛙」或「蝌蚪」,產生「結束」的快感,讓你有動力繼續完成另個部分。

#Time(時間):訓練時間感

最後,事情常常做不完的關鍵就是我們錯估了時間感,我們可能以為時間還早,可以慢慢來或慢慢磨,結果不知不覺投入太多時間,降低效率,還占用到其他任務的時間。請遵循「先求有,再求好」的原則,善加利用計時器或任何對你有效的方法,訓練自己的時間感,幫助我們明確掌控排程。

只要做好時間管理,就能讓自己快速又有效率地完成任務,甚至有機會額外爭取更好的工作及生活品質,就從今天開始,練習讓 「FAST」法則幫你提升工作效能吧!